プロジェクトマネジメント｜平成29年度 秋期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問48

• ✓ これが正解機密性を重視する場合はプロジェクトメンバを限定した会議を開催する，効率性を重視する場合は電子メールの同報機能を利用するなど，コミュニケーションする情報に応じて方法を選択すべきである。
• 緊急性や機密性よりも効率性を重視し，常に電子メールや電子掲示板などのコミュニケーション方法を使用すべきである。
• 公平性を維持するために，プロジェクト外部のステークホルダとプロジェクトメンバに対して常に同じ方法，同じ資料を用いてコミュニケーションを取る必要がある。
• プロジェクトメンバに情報を発信する場合は，情報を受け取る義務がプロジェクトメンバにあるので，情報を受け取ったことを確認する必要はない。

解説

伝える中身に合わせて、伝え方を選び分けるのが筋です。

伝え方には、それぞれ得意なことと不得意なことがあります。人を絞った会議は、外に漏らしたくない話に向きますが、時間も手間もかかります。電子メールの同報は、一度に多くの人へ配れますが、受け取る人の範囲を細かく制御しにくくなります。つまり、どの方法が常に正しいということはなく、伝えたい中身が何を重んじるかで選び分けるのが筋です。外に出したくない話なら人を絞り、早く広く配りたい話なら一斉に送る、という具合です。相手も一様ではありません。外側の関係者と中のメンバでは、知ってよい範囲も、必要な詳しさも違います。届いたかどうかの確認も、送り手の側の仕事として残ります。つまり、伝え方をあらかじめ一つに決めておくのではなく、何を、誰に、どれくらい急いで伝えたいのかを見てから選ぶ、という考え方になります。

ほかの選択肢はなぜ違うのか

• 急ぎや秘密より効率を重んじ、常に電子的な方法だけを使うという肢です。一つの方法に決め打ちすると、漏らしたくない話まで広い範囲へ流れてしまう恐れがあります。中身によって選び分けるのが筋です。
• 外側の関係者と中のメンバに、常に同じ方法と同じ資料で伝えるという肢です。公平に見えますが、立場によって知ってよい範囲も必要な詳しさも違います。同じ資料を配ると、外へ出すべきでない内容まで渡ることがあります。公平さの意味を取り違えています。
• 受け取る義務は相手にあるので、受け取ったことを確かめる必要はないという肢です。送っただけでは、読まれたかどうかは分かりません。届いていない前提で進むと、認識のずれがそのまま作業の食い違いになります。確かめる手間は、送り手の側に残ります。

この問題に関係する言葉

• プロジェクトコミュニケーションマネジメント
• ステークホルダその活動から影響を受ける、または活動に影響を与える人や組織。外部にもいて、不利益を受ける立場の人も含みます。
• プロジェクトメンバ
• 電子メール文書やファイルをネットワーク越しに送る仕組み。差出人を偽ることが容易なので、攻撃の入口としてよく使われます。

出典：平成29年度 秋期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問48

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