システム戦略｜平成24年度 春期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問93
〔中問C・提案依頼書（RFP）の作成〕〔ストラテジ〕予約システムの RFP の説明として，適切なものはどれか。
〔中問C の記述（抜粋・再掲）〕商事会社の P 社は，事務所が複数のビルに点在している。そこで，業務効率の向上を目的として，事務所を 1 か所に統合することになった。このために事務所統合プロジェクトが発足し，総務部の A さんがプロジェクトリーダになった。入社 2 年目の B さんは，A さんの指導の下で，複数ある会議室の予約に用いる会議室予約システム（以下，予約システムという）の導入責任者になった。事務所統合プロジェクトでは，予約システムの RFP を作成することになった。
- ✓ これが正解P 社にとって最適な予約システムの提案を受けるために，予約業務に必要な要件を，正確に伝えるために作成する文書
- P 社にとって最適な予約の業務フローの提案を受けるために，予約業務に必要な最小限の要件を記述する文書
- 予約システムに必要な部屋の予約業務だけではなく，来客者登録など依頼していないシステムの提案も引き出すために使用する文書
- 予約システムの提案書の内容が，予約業務に必要な要件を満たしているか確認するために，審査を依頼する文書
解説
要件を漏れなく伝えて、提案を受けるための文書のことです。
外に仕組みを頼むとき、何が欲しいかを書いて渡します。この文書が提案依頼書で、RFP という略称で呼ばれます。名は、提案を求める、という三語の頭文字を並べたものでした。目的は、こちらに最も合う提案を受け取ることです。そのために、必要な要件を正確に伝えると述べた肢が当たります。伝え方が曖昧だと、返ってくる提案も曖昧になります。逆に細かく書きすぎると、良い工夫が出てこなくなります。何を満たすかは書き、どう作るかは相手に委ねるのが定石でした。複数の相手へ同じ文書を渡すので、比べることもできます。受け取った提案は、あらかじめ決めた基準で評価していきます。審査を頼む文書ではなく、審査するのは渡した側のほうです。提案の質は、渡す文書の質で決まります。シラバスも、この文書の作成と配付を調達の流れに置いています。
ほかの選択肢はなぜ違うのか
- 必要な最小限の要件だけを書くと述べた肢のほうです。少なく書けば自由な提案が来ると読めるかもしれません。ところが要件は、漏れなく伝えるのが原則でした。落とした要件は、後から作り直しになって返ってきます。漏れが後で響きます。
- 頼んでいない仕組みの提案まで引き出すというのが、この肢です。広く情報を集める場面なら、そうした投げかけも在ります。けれども提案依頼書は、要件を伝えて絞るための文書でした。目的が違うので、この説明には当てはまりません。
- 提案書の中身を審査してもらうための文書が、こちらです。審査を行うのは、提案を受け取った発注する側でした。依頼書は、審査される提案を集めるために先に出します。順番も、頼む相手も入れ替わってしまっています。向きが逆でした。
この問題に関係する言葉
- RFP提案依頼書のこと。システムの調達で候補の会社に提案を求める文書で、選定の基準は提案を受け取る前に決めておきます。
出典：平成24年度 春期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問93
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