ITパスポート 平成31年度 春期 特別措置試験 問2

✓ これが正解ウ 出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化

解説

申請から承認、精算まで順に進んでいく手続を電子化します。

ワークフロー管理は、決まった順序で人から人へ渡っていく手続を、そのままの流れで電子化する機能です。出張の申請を出し、上長が承認し、経理が交通費を精算するという一連の動きは、まさにその形です。誰のところで止まっているのかが見え、承認の記録も残るので、紙の書類を回すより早く、たどりやすくなります。この問題では、四つの選択肢がどれもグループウェアに実在する機能を指しています。だからグループウェアかどうかでは切り分けられません。分かれ目は、順序をもった流れがあるかどうかです。共有も、予定の確認も、会議も、順番に進んでいく手続ではありません。流れという言葉が、そのまま名前になっていると捉えてください。紙なら誰の机で止まっているかが分かりません。よって最も適切なのは、承認手続の電子化です。

ほかの選択肢の解説

• ア 営業活動に有効な提案書テンプレートの共有：提案書のテンプレートを共有するのは、文書管理の機能にあたります。みんなが同じ書式を使えるようにして、作る手間を減らす働きです。順番の決まりもありません。置いてあるものを取りに行く形なので、順序をもった流れはどこにもありません。
• イ 会議出席予定者の空き時間の確認：会議に出る人の空き時間を確かめるのは、スケジュール管理の機能です。各自の予定表を重ねて、全員が空いている時間を探し出します。重ねて見るだけです。便利ですが、申請して承認を受けるといった順序をもった手続ではありません。
• エ ネットワーク上での本支店間会議の実施：ネットワークを使って本支店の間で会議を開くのは、Web会議の機能にあたります。離れた場所にいる人が同じ場に集まれるようにする働きです。終われば何も残りません。その場で同時にやり取りする形なので、順に渡す流れとは違います。