プロジェクトのコミュニケーション｜プロジェクトマネージャ試験

決める、届ける、確かめる。伝える順番も設計する

プロジェクトのコミュニケーションは、誰に、どの情報を、いつ、どの手段で、どの形式と詳細度で届けるかを前もって決め、それが満たされているかを見続ける営みです。問題が起きたときは、そのどの要素が欠けていたのかに戻って考えます。

JIS Q 21500:2018では、コミュニケーションの対象群に三つのプロセスがあります。コミュニケーションの計画はステークホルダの情報とコミュニケーションのニーズを決めること、情報の配布は必要な情報を届けること、コミュニケーションのマネジメントはニーズが確実に満たされるようにし、課題が起きたときに解決することが目的です。決める、届ける、確かめて手を打つ、という段階で見分けます。

計画の抜けを確かめる物差しに5W1Hがあります。会議体の一覧なら、目的がなぜ、内容が何を、開催日がいつ、場所がどこで、形式がどのように、に当たり、主催者と参加者が誰がに当たります。報告書は相手に届いていても、相手が知りたい単位や細かさで書かれていなければ問合せが繰り返されます。その場合に直すのは、伝える情報の内容、表現形式、詳細度です。

伝え方の型も区別しておきます。双方向コミュニケーションは会議のようにその場でやり取りする方法、プッシュ型は電子メールのように送り手から特定の相手へ送る方法、プル型は受け手が必要なときに取りに行く方法です。

説明や提案の組み立て方は、結論と根拠をどの順に置くかで区別します。複数の事例を先に並べ、共通点から一般的な結論を導くのが帰納的な構成、一般的な原則を先に示して個別の結論へ進むのが演繹的な構成です。内容の軽重に注目する構成では、重要なものや利用頻度の高いものから順に説明します。