ソフトウェア｜平成25年度 春期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問88
〔中問A・電子メールを利用したアンケートの実施〕〔テクノロジ〕F さんは，上司に指示された事項に従ってアンケート文書を整理することにした。このときのアンケート整理方法に関して，適切なものはどれか。
〔中問A の記述（抜粋・再掲）〕F さんが上司から指示された事項の（4）は「返信されたメールを基に，回答者を社員リストでチェックする。」，（5）は「回答されたアンケート文書は，サーバにある人事部だけが参照できるアンケート用の共有フォルダ（以下，共有フォルダという）に，回答者の部署別に，社員が識別できるファイル名で保存する。アンケートの回答メールは，集計が終了するまで他の受信メールと分けて保管しておく。」である。
- アンケートの回答メールは，受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付け，その都度，受信フォルダからメールを削除する。
- ✓ これが正解アンケートの回答メールは，受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。
- アンケートの回答メールは，受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，部署が分かるように部署名をファイル名にして共有フォルダに保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。
- アンケートの回答メールは，受信フォルダに保管する。添付ファイルは，そのまま共有フォルダへ保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。
解説
長い肢が二つ並んだら、違う部分だけを抜いて比べます。
指示から取り出せる条件は四つあります。返ってきた便は、ほかの便と分けてしまっておくこと。数え終わるまでは、その便を消さずに残しておくこと。添えられた文書は、部署ごとに分けた場所へ入れること。名前は、誰のものか見分けられるように付けること。四つとも満たしている手順を挙げた肢が当たります。よく似た肢がもう一つ並んでいますが、末尾の一文だけが違いました。そちらは印を付けるたびに、元の便を消してしまいます。数え終わる前に消すと、取り違えても戻れなくなります。部署の名を付けるだけの肢は、誰の答えかが分かりません。分けもせず、そのまま入れる肢は、二つの条件を同時に落とします。部署ごとの場所と、社員の番号を組み合わせるのがファイル管理の要です。同じ姓の社員が居ても、番号までそろえば取り違えません。
ほかの選択肢はなぜ違うのか
- 分けてしまい、名前を付け、印まで付ける手順です。ここまでは、指示のとおりに進んでいます。ところが最後に、そのつど元の便を消しています。数え終わるまで残せ、という条件に背きました。片づけ方を問われたなら、これが答えです。
- 部署の名を、そのまま文書の名前にしています。分けてしまう手順までは、確かに合っていました。ところが同じ部署には、何人もの社員が居ます。誰の答えかが分からず、名前もぶつかります。部署でまとめる形を問われたなら、これです。
- 届いた場所に置いたまま、文書もそのまま入れています。分けておく手順が抜けました。部署ごとに分ける手も、名前を付け直す手も在りません。四つの条件のうち、二つを落としています。手を掛けない形なら、これが答えです。
この問題に関係する言葉
- ファイル管理
出典：平成25年度 春期 ITパスポート試験（特別措置試験） 問88
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