ITパスポート 平成25年度 春期 特別措置試験 問88

✓ これが正解イ アンケートの回答メールは，受信フォルダに新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。

解説

長い肢が二つ並んだら、違う部分だけを抜いて比べます。

指示から取り出せる条件は四つあります。返ってきたメールは、ほかのメールと分けてしまっておくこと。数え終わるまでは、そのメールを消さずに残しておくこと。添付ファイルは、部署ごとに分けた場所へ入れること。名前は、誰のものか見分けられるように付けること。四つとも満たしている手順を挙げた肢が当たります。よく似た肢がもう一つ並んでいますが、末尾の一文だけが違いました。そちらは印を付けるたびに、元のメールを消してしまいます。数え終わる前に消すと、取り違えても戻れなくなります。部署の名を付けるだけの肢は、誰の答えかが分かりません。分けもせず、そのまま入れる肢は、三つの条件を同時に落とします。部署ごとの場所と、社員の番号を組み合わせるのがファイル管理の要です。同じ姓の社員が居ても、番号までそろえば取り違えません。

ほかの選択肢の解説

• ア …新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，回答者が分かるように社員の名前と社員番号をファイル名にして共有フォルダに部署別フォルダを作成して保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付け，その都度，受信フォルダからメールを削除する。：分けてしまい、名前を付け、印まで付ける手順です。ここまでは、指示のとおりに進んでいます。ところが最後に、そのつど元のメールを消しています。数え終わるまで残せ、という条件に背きました。片づけ方を問われたなら、これが答えです。
• ウ …新たなフォルダを作成して保管する。添付ファイルは，部署が分かるように部署名をファイル名にして共有フォルダに保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。：部署の名を、そのままファイル名にしています。分けてしまう手順までは、確かに合っていました。ところが同じ部署には、何人もの社員が居ます。誰の答えかが分からず、名前もぶつかります。部署でまとめる形を問われたなら、これです。
• エ …保管する。添付ファイルは，そのまま共有フォルダへ保存する。保存したファイルの社員については，社員リストに印を付ける。：届いた場所に置いたまま、添付ファイルもそのまま入れています。分けておく手順が抜けました。部署ごとに分ける手も、名前を付け直す手もありません。四つの条件のうち、三つを落としています。手を掛けない形なら、これが答えです。