第36回 問題66

✓ これが正解3個人情報保護に関する研修会を定期的に開催し，意識の向上を図る。

解説

個人情報保護の研修会を定期的に開き、職員の意識を高めることが適切です。

施設が利用者の個人情報を扱うときの判断の軸は、情報が漏れたり不正に使われたりしないよう、仕組みと職員の意識の両面から安全に管理することです。個人情報の保護に関する法律は、個人情報取扱事業者は、従業者に個人データを取り扱わせるに当たって、安全管理が図られるよう従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない、と定めています。研修会を定期的に開いて職員の意識の向上を図ることは、この監督の取り組みの1つにあたります。

ほかの記述は、安全な管理と逆の方向です。パスワードを共有して誰でも自由に閲覧できるようにすると、必要のない人まで情報に触れられるようになります。個人情報を記載した書類をそのまま捨てると、外部に読まれるおそれがあります。守秘義務は、採用時に示しておくことで在職中から意識できるものです。利用者の声などの音声情報も、本人を識別できるものは個人情報として扱い、本人の同意なく使うことはできません。

覚え方としては、個人情報の扱いは、見る人を絞る、捨てるときは読めなくする、職員には最初から伝えて繰り返し学ぶ、本人の同意を得る、の4つで判断すると見分けやすくなります。

ほかの選択肢はなぜ違うのか

• 1職員がすべての個人情報を自由に閲覧できるように，パスワードを共有する。：情報を見られる職員は、業務に必要な範囲に限るのが基本です。パスワードを共有して全員が自由に見られるようにすると、不要な閲覧や持ち出しを防げず、安全管理の考え方と逆になります。
• 2個人情報を記載した書類は，そのまま新聞紙と一緒に捨てる。：利用者の氏名などが書かれた書類を、新聞紙と一緒にそのまま出すと、第三者の目に触れるおそれがあります。廃棄するときは、シュレッダーにかけるなど、読めない状態にしてから処分します。
• 4職員への守秘義務の提示は，採用時ではなく退職時に書面で行う。：守秘義務は、働き始める段階から意識してもらう必要があるので、採用時に書面などで示しておきます。退職の時点で初めて伝えるのでは、在職中の情報の扱いを守れません。
• 5利用者の音声情報は，同意を得ずに使用できる。：利用者の声の録音なども、本人を識別できるものであれば個人情報として扱います。本人の同意を得ないまま使うことは、個人情報の適切な取扱いに反します。